Tarihi eserde durum tespiti mesleğin birikimini ve deneyimini gün yüzüne çıkaran en önemli adımlardan biridir.
El yazmalarının yapım tekniklerini, bozulmalarını ve hammaddelerini belirlemek amacıyla yapılan inceleme ve analizler, konservasyon yöntemlerinin seçimi açısından da son derece önemlidir. Söz konusu ön inceleme çalışmalarının belirli kuralları vardır. Son derece dikkatli bir şekilde yapılması gereken inceleme ve belgeleme çalışmaları, gelecekteki tüm uygulamaların da temelini oluşturur. Konservatör, eserde değişikliğe yol açabilecek testlere veya ön incelemeye başlamadan önce bu işlemlerin yapılmasının gerekli olup olmadığını tespit etmelidir. Ayrıca, eserden herhangi bir parça uzaklaştırılmadan önce sorumlu kişiden izin alınmalıdır. Örnek alınacak ise sadece gereken ölçüde parça alınmalı ve bunun da belgelemesi yapılmalıdır. Konservatör, uluslararası düzeyde kabul edilen bilimsel standartları ve araştırma protokollerini takip etmelidir. Konservatör, uygulama sırasında kullanılan tekniklerin tanımını, uygulamaların neler olduğunu, kullanılan malzemeleri ve onların bileşimlerini, bozulmaların tipini ve benzeri bilgileri içeren, uygulama tarihlerinin de belirtildiği bir kayıt tutmalıdır. Söz konusu veriler ışığında hazırlanan rapor, bütün bilgileri özetlemeli ve gerekliyse sonraki işlemler için de önerilere yer vermelidir.
Belgeleme formları, kısa bir süre içinde eserin yapısı, hasar durumu, aktif konservasyonun yaklaşık süresi konularında genel bir fikir sahibi olunmasına yardımcı olur. Bunun yanı sıra konservasyon sırasında yapılan işlemlerin detaylı bir biçimde, düz yazı şeklinde kayıt edilmesi gerekir. Ayrıca doldurulan formlardaki verilerin bilgisayara girilmesi ile istenilen istatistiksel verilere ulaşılabilecektir.
Staj gördüğüm Türk Hat Sanatları Müzesinde; yazma eser belgeleme çalışmaları uygulama öncesi, uygulama esnası, uygulama sonrası fotoğraflama işlemleri öncesinde eser müzeye teslim edildiği zaman büyük boyutlu tarayıcı cihazla taranarak eser sayfaları tek tek taranarak dijital ortama aktarılarak belgeleme çalışması gerçekleştirilmektedir. Tabii envanter formu doldurulmaktaydı.
Elinizde örnek envanter formu bulunmuyorsa; Türkiye Yazma Eserler Kurumu Başkanlığı Kitap Şifahanesi Ve Arşiv Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanmış bir form mevcut yararlanabilirsiniz. Belgeleme Formu Alıntı: Türkiye Yazma Eserler Kurumu Başkanlığı Kitap Şifahanesi Ve Arşiv Dairesi Başkanlığı
